・システム利用拠点が増えるたびに、インターネット回線とプロバイダの手配が必要となるが、申込や手続きに関する電話対応など結構手間がかかる。

新設だけでなく、廃止や契約変更の手続きも取りまとめて行っており、システム利用拠点は全国各地に及ぶため、毎月何かしら手続きが発生する。
  (愛知県・リサイクル業)

【お助け事例】
★対策
専任スタッフによるインターネット回線、プロバイダの手配代行でお客様の業務を改善!

インターネット回線(フレッツ回線)については、基本的に毎回申込のたびにNTTの窓口担当者が変わり、電話でのやりとりとなるため、申込のたびに基本情報を言わなくてはならない煩わしさや折り返しの電話がお互いのタイミングでなかなか繋がらないなどお客様にとって手間になっていました。
また、フレッツ回線の開通にあわせてプロバイダ(OCN)の手配も必要となるため、お客様にとって、他の業務もある中で、負担になっていました。

そこで、弊社の専任スタッフが、フレッツ回線、OCNの手配代行をさせていただき、お客様をサポートさせていただくことになりました。
お客様にとっては、窓口が弊社へと一本化され、また、やりとりもメールでの対応も可能となりました。

フレッツ回線は新設のみですが、OCNについては、廃止や契約変更も、弊社のほうで手配代行しております。

★効果
・フレッツ回線、OCNの手配窓口が一本化
・お客様専用のフォーマットで効率UP

・メールでのやりとりが可能になったため、電話のかけあいがなくなるだけでなく、関係者への情報共有も楽になった

 

 

 

 

私が担当しました

担当としてお客様に「お手間をとらせない」、「丁寧な機転をきかせた」対応を心がけています。
お客様、NTTの間に入るので、それぞれの事情を理解して、双方のお話を伺うようにしています。
ご希望の納期がありますので、申込直後からNTTへの進捗確認はこまめに、こちらから積極的に行うようにして、よりスムーズな開通を目指して取り組んでいます。
納期など、お客様のご事情を伝えた上でも、どうしてもご希望通りの実現が難しい場合、詳細の事情・状況を弊社からNTTに確認し、対応させていただいた内容、確認結果など、お客様に詳しくお伝えするようにしています。

また、開通工事等日程のご連絡は、形に残るよう、メールで必ずお送りしております。
システム利用のための回線で、お客様内でも多くのご担当者に必要な情報となるので、メールをそのまま転送いただくことで情報共有に活用いただいております。
(フレッツ担当)

お助け事例 まとめ
●「毎回変わる担当者との電話でのやりとり」から、「いつも同じスタッフが窓口一本化対応で、基本メールでのやりとり」に変わることで、お客様の業務負担軽減!